Manual de uso

1. Primeros 15 minutos

El objetivo es terminar con un condominio cargado, sus unidades, los propietarios y las cuotas del mes generadas. Si algo no cuadra, el sistema no deja publicar: eso es a propósito.

Paso 1 · Crear el condominio

Entra con tu usuario de administrador.
Ve a Condominios y crea el edificio: nombre, RIF, dirección y moneda principal.
Verifica que la tasa de cambio del día esté cargada. Todos los montos en bolívares salen de ahí.

Criterio de “quedó bien”: el condominio aparece en el selector superior y la tasa del día muestra la fecha de hoy.

Paso 2 · Torres y unidades

Si el edificio tiene torres, créalas primero; si no, usa una sola torre llamada como el edificio.
Carga las unidades: código (por ejemplo 4-B), tipo de propiedad y alícuota.
La suma de alícuotas debe dar exactamente 100%. El sistema muestra el acumulado mientras cargas.

Si la suma no da 100%, revisa primero las unidades con alícuota en cero o repetida. Casi siempre es una unidad de servicio (depósito, vigilancia) cargada como apartamento.

Paso 3 · Propietarios

Carga el propietario con documento, nombre, teléfono y correo.
Asócialo a su unidad. Si hay varios propietarios, deja el principal y anota los demás en observaciones.

Paso 4 · Conceptos de cuota

Crea los conceptos vigentes: cuota ordinaria, fondo de reserva y lo que corresponda.
Define si el concepto se calcula por alícuota o es monto fijo por unidad.

Paso 5 · Migrar saldos del sistema anterior

Antes de publicar el condominio, importa los saldos pendientes y los saldos a favor de cada unidad.

Prepara el archivo con una fila por unidad: código, monto adeudado y saldo a favor.
Sube el archivo y ejecuta la previsualización (no escribe nada todavía).
Revisa el informe fila por fila: aceptadas, rechazadas con motivo y duplicadas.
Confirma solo si el cuadre coincide con tu control: unidades, alícuotas, deuda total y saldo a favor total.

Regla de oro: si el cuadre no coincide, no confirmes. Una migración mal cargada se descubre semanas después, cuando el residente reclama su estado de cuenta.

Paso 6 · Generar las cuotas del mes

Ve a Generar cuotas, elige el periodo y los conceptos.
Revisa el total antes de confirmar.
Confirma: se crean las cuotas de todas las unidades.

Criterio de “quedó bien”: el número de cuotas generadas es igual al número de unidades y el total coincide con la suma de alícuotas por concepto.

2. Día a día del administrador

Registrar un pago

Busca la unidad o el propietario.
Registra el pago: fecha, monto en bolívares y en dólares, forma de pago y referencia.
El sistema aplica el pago a la cuota más antigua primero. Si sobra, queda como saldo a favor.

Conciliar el extracto del banco

Importa los movimientos del mes desde el archivo del banco.
El sistema intenta cruzar cada línea contra los pagos registrados.
Las que no logra cruzar quedan en la bandeja de no identificados, con el motivo: monto distinto, referencia desconocida o unidad ambigua.
Tú decides: asignar a una unidad, dividir entre varias o dejar pendiente con una nota.

Por qué existe la bandeja: un pago que no se identifica no se borra. Se queda visible con su motivo hasta que alguien decida. Es la diferencia entre un descuadre que se investiga y uno que se descubre a fin de año.

Gastos y fondos

Registra el gasto con su categoría, proveedor, fecha y monto.
Adjunta el comprobante cuando lo tengas: es lo que permite publicar la transparencia del mes.
Los movimientos del fondo de reserva se registran aparte, con su saldo propio.

Cierre de mes

Verifica que no queden pagos en la bandeja de no identificados.
Ejecuta el cierre: el sistema congela los totales del periodo.
Descarga el resumen para la asamblea o el archivo del condominio.

Antes de cerrar: si vas a anular un cobro, hazlo antes del cierre. Después del cierre, una corrección se hace con un movimiento contrario, no borrando.

Comunicados e incidencias

Publica el comunicado; queda visible para los residentes.
Registra la incidencia con prioridad y ubicación.
Asígnala a un responsable y agrega el seguimiento. Al cerrarla queda la constancia con fecha.

3. App del residente

El residente entra desde el teléfono, sin instalar nada desde una tienda: la app se agrega a la pantalla de inicio del navegador y funciona sin conexión.

Ingresar

Abre la dirección de la app que te dio la administración.
Escribe tu documento de identidad.
Recibe un código de un solo uso por el canal registrado (correo o WhatsApp) y colócalo.

Sin contraseñas: no hay clave que olvidar ni que compartir. El código caduca en minutos y sirve una sola vez.

Instalar en el teléfono

Android (Chrome): menú de tres puntos → Instalar aplicación.
iPhone (Safari): botón compartir → Añadir a pantalla de inicio.

Ver el estado de cuenta

La pantalla de inicio muestra el saldo del mes, la tasa aplicada y el desglose por concepto. Al tocar un concepto ves el periodo que cubre y desde cuándo está pendiente.

Pagar

Toca Pagar y copia la referencia única de tu unidad.
Haz la transferencia o pago móvil con esa referencia.
Vuelve a la app, sube la foto del comprobante y confirma.
El pago queda en revisión hasta que la administración lo concilie.

Autorizar una visita

Entra a Visitas → Nueva autorización.
Nombre, documento y vigencia (por horas o días).
Comparte el pase con QR por WhatsApp o muéstralo.
El pase es de un solo uso y caduca al terminar la vigencia.

Reportar una incidencia

Entra a Reportar, describe el problema y adjunta una foto.
Indica la ubicación: tu unidad o un área común.
Sigue el estado: reportada, asignada, atendida, cerrada.

4. Puesto de vigilancia

Escanear un pase

Abre la app en el modo Portería.
Toca Escanear y apunta al QR del visitante.
La app muestra tres resultados posibles: Válido, Ya usado o Vencido.
Si es válido, confirma la entrada: quedan registradas la hora y el punto de acceso.

Sin internet: el pase se valida en el teléfono, no en el servidor. Si no hay señal, el escaneo funciona igual y se sincroniza cuando vuelve la conexión.

Reportar una incidencia de seguridad

Entra a Reportar, elige la categoría de seguridad (persona sospechosa, puerta forzada).
Marca prioridad alta si hay riesgo para personas.
Agrega una foto y la ubicación. Queda registrada la hora de reporte.

Paquetería

Al recibir un paquete, registra la unidad destinataria y toma una foto.
El residente recibe el aviso.
Al retirarlo se confirma con el código de retiro y queda la constancia.

Rondas

Escanea el punto QR de cada estación en el orden de la ronda.
Si hay una novedad, regístrala como incidencia desde el mismo punto.

5. Portal del proveedor

El condominio te da de alta con tu RIF y los servicios que ofreces.
Entras con tu propio usuario y mantienes tus datos de contacto y horarios.
Cuando un residente pide un servicio, recibes la solicitud con la descripción y la fecha preferida.
Envías tu cotización, en bolívares y en dólares.
Al cerrar el trabajo el residente te califica; esa calificación es pública dentro del edificio.

6. Comercial, industrial y mixto

Un centro comercial, un parque de galpones y una torre de oficinas se administran distinto. Las diferencias están en la unidad y en la alícuota, no en el sistema.

Lo que cambia según el tipo de condominio

Aspecto	Residencial	Comercial o industrial
Unidad	Apartamento o casa	Local, oficina o galpón
Alícuota	Por porcentaje de participación	Por metro cuadrado o por área y uso
Consumos	Agua y gas comunes	Medidores por local o galpón: agua, electricidad, gas
Acceso	Visitantes peatonales	Peatonal y vehicular, con horario comercial y control de carga
Documento	Recibo de condominio	Recibo por local, con su RIF y su razón social
Cierre	Un cierre por edificio	Un cierre por conjunto; reportes por zona si aplica

Cómo se carga un condominio comercial o industrial

En Unidades, elige el tipo: local, oficina o galpón.
Registra los metros cuadrados de cada unidad: es la base de la alícuota cuando se calcula por área.
Marca los medidores que tenga la unidad (agua, electricidad, gas).
Verifica que la suma de alícuotas siga dando 100%, sea por porcentaje o por área.
En Conceptos de cuota, separa lo que es gasto común de lo que es consumo medido.

Un mismo condominio puede tener varios tipos. Una torre con locales en la planta baja y oficinas arriba se carga con tipos distintos por unidad; la alícuota y el recibo se calculan por unidad, no por tipo de edificio.

Seguridad y accesos en un condominio no residencial

El pase de visita puede ser peatonal o vehicular; para carga conviene registrar la placa y la empresa.
Los autorizados recurrentes cubren proveedores y personal de mantenimiento con horario comercial.
Las incidencias de seguridad se asignan igual al puesto de vigilancia, con hora y foto.
Los permisos de obra aplican a remodelaciones de locales, con horario y responsable.

7. Glosario

Término	Qué significa
Alícuota	Porcentaje que le corresponde a cada unidad sobre los gastos comunes. La suma de todas debe dar 100%.
Cuota ordinaria	El cobro mensual normal del condominio.
Fondo de reserva	Monto que se aparta cada mes para reparaciones mayores. Tiene su propio saldo.
Saldo a favor	Dinero pagado de más por una unidad, que se aplica a la siguiente cuota.
Conciliación	Comparar el extracto del banco con los pagos registrados para saber cuáles coinciden.
No identificado	Pago que llegó al banco pero no se pudo asignar a una unidad. Queda en una bandeja con su motivo.
Estado de cuenta	Resumen de lo que una unidad debe y ha pagado. No es una factura.
Cierre de mes	Congelar los totales de un periodo. Después del cierre no se borra: se corrige con un movimiento contrario.
Pase de visita	Autorización con QR de un solo uso y vigencia limitada.
Aval del condominio	El condominio publica que un proveedor es recomendado. No es una garantía de su trabajo.

8. Problemas frecuentes

La suma de alícuotas no da 100%

Revisa que ninguna unidad esté repetida, que las unidades de servicio tengan su alícuota asignada y que no haya una unidad con alícuota 0 que en realidad participa del gasto.

Un pago no aparece en el estado de cuenta

Probablemente esté en la bandeja de no identificados: llegó al banco pero el monto o la referencia no coincidían. Búscalo ahí por monto o referencia antes de registrarlo de nuevo.

Un residente dice que no recibe el código de acceso

Verifica que el documento esté cargado exactamente igual y que el correo o teléfono estén registrados. Si el canal está caído, la administración puede generar un código manual con vigencia corta.

El QR de visita dice “ya usado”

Es correcto: cada pase sirve una sola vez. Si la visita necesita entrar de nuevo, el residente debe generar otro pase.

¿Cómo cambio el monto de una cuota ya generada?

Si el mes no está cerrado, se ajusta con un concepto extraordinario o un ajuste. Si está cerrado, se corrige con un movimiento contrario en el mes siguiente, para que el histórico siga siendo auditable.

¿Qué pasa si me equivoco al importar?

La importación tiene previsualización y transacción: si el cuadre no coincide, no se escribe nada. Si ya confirmaste y el error está en los saldos, se corrige con la importación de ajuste, no borrando.

9. Buenas prácticas

Un usuario por persona. Los usuarios compartidos hacen que la bitácora no sirva de nada.
Cierra el mes antes del día 10. Después, la cobranza arrastra errores.
Adjunta comprobantes el mismo día. La transparencia se pierde si se reconstruye de memoria.
Exporta una copia al cerrar cada trimestre. El respaldo del sistema no sustituye tu copia.
Revisa la bandeja de no identificados al menos dos veces por semana.

Cómo se usa, paso a paso

Roles del sistema

Antes de empezar necesitas